معرفی بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم ‌های دورکار

یکی از چالش‌هایی که گروه‌ها یا تیم‌های دورکار با آن مواجه می‌شوند، ارتباط موثر و اطلاع از روند کار تیمی است. اینکه چطور با نظم و برنامه‌ریزی کار خود را پیش ببرند اهمیت بسیار زیادی دارد. به همین دلیل ابزارهای مختلفی ساخته شده تا این روند را ساده‌تر و بهتر کنند و کیفیت کار ریموت را افزایش دهند. در این مطلب بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم ‌های دورکار را به شما معرفی می‌کنیم و در مورد هر کدام توضیح کوتاهی خواهیم داشت.

معرفی بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم ‌های دورکار

Dropbox Business

• قابلیت یکپارچه‌سازی با نرم‌‍افزارهای مایکروسافت
• داشتن فضای ذخیره‌سازی
• فضای ارتباطی برای دورکاری

یکی از بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم های دورکار Dropbox Business است که با استفاده از آن فایل‌ها و اسناد را به راحتی مدیریت می‌کنید. این پلتفرم امکانات متعددی برای ذخیره‌سازی و هماهنگی مستندات دارد. از این پلتفرم می‌توانید به عنوان یک نرم‌افزار دورکار و مدیریت دورکاری استفاده کنید. از ویژگی‌های خوب Dropbox Business می‌توان به فضای خوب ذخیره‌سازی و همگام‌سازی فایل‌ها به‌صورت یکپارچه اشاره کرد. همچنین می‌توانید به راحتی با نرم‌افزارهای دیگر مثل Microsoft Office و Slack متصل شوید تا مدیریت کارها و پروژه‌ها را بهتر و راحت‌تر انجام دهید. همه‌ی اطلاعات کاربر توسط SSL / TLS protection و 256-bit AES محافظت می‌شود.

Google Drive

• 15 گیگابایت فضای رایگان برای ذخیره اطلاعات
• امکان اشتراک‌گذاری با سرویس‌های مختلف گوگل
• دسترسی بسیار راحت

یکی دیگر از بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم های دورکار Google Drive است که در واقع یک فضای ذخیره‌سازی ابری محسوب می‌شود. این پلتفرم به کاربران اجازه می‌دهد تا فایل‌ها و اسناد مختلف را در آن ذخیره کنند و با استفاده از آن همه فایل‌ها را با همکاران خود که به صورت دورکار با آن‌ها کار می‌کنند به اشتراک بگذارند. از ویژگی‌های خوب گوگل درایو می‌توان به ادغام آن با سرویس‌های مختلف گوگل از جمله Google Docs، Google Sheets و Google Slides اشاره کرد. این فضای ابری در ابتدا به‌صورت رایگان 15 گیگابایت فضای رایگان در اختیار کاربر قرار می‌دهد و در صورتی که نیاز به فضای بیشتری داشته باشید می‌توانید از اشتراک پولی آن استفاده کنید.

Skype for Business

• برقراری تماس صوتی و تصویری
• امنیت بالای اطلاعات

این پلتفرم امکانات زیادی برای ارتباط صوتی، تصویری و متنی در اختیار گروه‌های دورکار  قرار می‌دهد و جز لیست بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم ‌های دورکار نیز قرار می‌گیرد. با استفاده از سرویس Skype for Business جلسات کاری را به‌صورت آنلاین برگزار کنید. این ابزار این روزها به یک محصول مهم و پیشرفته برای سازمان‌‌ها تبدیل شده است. در این ابزار همه اطلاعات از طریق رمزگذاری TLS و AES محافظت می‌شوند و به همین دلیل امنیت بسیار بالایی هم دارند.

Slack

• ارتباط راحت بین دورکاران
• امنیت بالا
• اشتراک‌گذاری فایل‌ها
• نسخه‌های مختلف برای دسکتاپ، وب و موبایل

Slack یک پلتفرم ارتباطی قدرتمند است که برای تسهیل همکاری و ارتباطات در تیم‌های دورکار طراحی شده است. با استفاده از آن از طریق کانال‌های مختلف می‌توانید با همکاران خود ارتباط برقرار کنید. این نرم‌افزار به راحتی روی دسکتاپ، وب و گوشی شما قابل نصب است.

یکی از ویژگی‌های خوب این نرم‌افزار این است که کاربر به راحتی می‌تواند اطلاعات مورد نیاز خود را با استفاده از پیام‌ها و فایل‌ها به اشتراک گذاشته و میزان بهره‌وری را تا حد زیادی افزایش دهد. امنیت بالا و امکانات مدیریتی مختلف نیز از دیگر نقاط قوت این نرم‌افزار محسوب می‌شود که در لیست بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم ‌های دورکار قرار گرفته و آن را به یک ابزار محبوب در بین سازمان‌های مختلف تبدیل کرده است. برای شروع کار با آن می‌توانید از نسخه رایگان آن استفاده کنید، اما اگر به مرور زمان نیاز به ویژگی‌های دیگر آن داشته باشید، بهتر است نسخه پولی آن را خریداری کنید.

Time Doctor

• دریافت گزارش‌های کاری
• بالا بردن میزان بهره‌وری
• امنیت بالا

برای اینکه زمان کاری کارکنان خود را بررسی کنید نرم‌افزار Time Doctor یک ابزار بسیار خوب برای شما خواهد بود. این نرم‌افزار به مدیران کمک می‌کند تا عملکرد و بهره‌وری کارکنان را با دقت بالایی بررسی و ارزیابی کنند. به همین دلیل جز بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم ‌های دورکار محسوب می‌شود.

Time Doctor امکانات زیادی از جمله ثبت زمان کار، نظارت بر فعالیت‌های کامپیوتری، دریافت اطلاعات عملکرد به‌صورت دوره‌ای و تهیه گزارش‌های مختلف از میزان کار و استراحت کارکنان را ارائه می‌دهد. یکی از ویژگی‌های خوب آن دریافت تحلیل‌های روزانه و قابلیت یکپارچه‌سازی آن با سایر ابزارهای مدیریت پروژه مانند Trello و Slack است. در Time Doctor امنیت داده و حریم خصوصی افراد اهمیت بسیار زیادی دارد. این ویژگی به تیم کمک می‌کند تا بهره‌وری خود را تا حد زیادی افزایش دهد.

Trello

• انجام فعالیت‌های دورکاری برای پروژه‌ها
• ایجاد نظر روی هر پروژه
• داشتن چک لیست

ترلو یک ابزار مدیریت پروژه بسیار قدرتمند است که با استفاده از آن می‌توانید کارهای گروهی و دورکاری را به خوبی مدیریت کنید. هر بورد در ترلو می‌تواند یک پروژه را نمایش دهد یا یک بخش مهم از کار باشد. هر کارت هم به‌عنوان وظایت یا آیتم‌های کاری مختلف محسوب می‌شود. ترلو امکاناتی مانند ایجاد چک‌لیست، فایل‌ها، برچسب‌ها و نظرات مختلف را نیز دارد. از دیگر ویژگی‌های خوب ترلو این است که افراد می‌توانند با استفاده از آن فعالیت‌های دورکاری، بوردها و برچسب‌ها را بررسی کرده و نظرات خود را بنویسند.

تسکولو

• داشتن زبان فارسی
• امکان ایجاد پروژه
• قابلیت گفتگوی درون سازمان

تسکولو یک ابزار مدیریت پروژه و همکاری تیمی است که به‌طور ویژه برای تیم‌های فارسی‌زبان طراحی شده و جز بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم ‌های دورکار قرار می‌گیرد. این پلتفرم امکانات متعددی برای برنامه‌ریزی، پیگیری و مدیریت پروژه‌ها فراهم می‌کند و به تیم‌ها کمک می‌کند تا به‌صورت کارآمدتر و هماهنگ‌تر فعالیت کنند.

تسکولو با استفاده از فضای کاربری ساده و جالب، امکان ایجاد پروژه‌ها و وظایف کارکنان را فراهم می‌کند و کاربران می‌توانند برای هر تسک، مهلت زمانی و اولویت تعیین کنند. یکی دیگر از ویژگی‌های خوب تسکولو قابلیت گفتگوی درون‌سازمانی است که به اعضای تیم دورکار کمک می‌کند تا بدون نیاز به ابزارهای ارتباطی دیگر، به‌صورت مستقیم در مورد پروژه‌ها و وظایف خود گفتگو کنند یا فایل به اشتراک بگذارند.

NextCloud

• امکان ذخیره‌سازی فایل
• امکان اشتراک‌گذاری اطلاعات
• رمزگذاری فایل‌ها

یکی دیگر از ابزارهایی که در لیست بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم ‌های دورکار قرار می‌گیرد Nextcloud است. این ابزار یک پلتفرم متن‌باز برای ذخیره‌سازی و به‌اشتراک‌گذاری فایل‌ها و مدیریت همکاری تیمی است که به‌طور خاص برای کاربرانی طراحی شده که می‌خواهند کنترل کامل بر داده‌های خود داشته باشند. این ابزار امکان ایجاد فضای ابری خصوصی را فراهم می‌کند، به طوری که سازمان‌ها و تیم‌ها می‌توانند فایل‌ها و اسناد خود را با امنیت بالا ذخیره و مدیریت کنند. با استفاده از این پلتفرم می‌توانید از ویژگی‌هایی مثل تماس صوتی و تصویری، امکان جلسه آنلاین و یادداشت‌برداری استفاده کنید تا روند رشد دورکاری و ارتباط با افراد دورکار را افزایش دهید.

Google Docs

• رایگان بودن امکانات
• قابلیت یکپارچه‌سازی با ابزارهای مختلف گوگل
• خروجی گرفتن با فرمت مورد نظر شما

یکی دیگر از بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم ‌های دورکار را محصول دیگر گوگل یعنی Google Docs در اختیار شما قرار می‌دهد. با استفاده از آن اسناد یا نوشته‌هایی را که ایجاد می‌کنید به راحتی با دیگران به اشتراک بگذارید. یکی از ویژگی‌های خوب Google Docs این است که بدون نیاز به نصب، چند کاربر می‌توانند به طور همزمان روی اسناد به‌صورت آنلاین کار کنند.

همچنین آنلاین بودن آن کمک می‌کند تا همیشه از اسناد یا نوشته‌های خود در یک جای امن نگهداری کنند. Google Docs با یکپارچگی کامل با Google Drive و سایر ابزارهای گوگل نظیر Google Sheets و Google Slides، امکان مدیریت بهتر اسناد و پروژه‌ها را برای شما فراهم می‌کند. همچنین پس از اتمام کار می‌توانید نوشته‌های خود را با فرمت‌های مختلف خروجی بگیرید. در مجموع با توجه به آنلاین بودن آن، ابزاری مفید و مهم برای تیم‌های دورکار محسوب می‌شود.

Asana

• امکان برنامه‌ریزی برای پروژه‌ها
• ایجاد زمان‌بندی برای تسک
• گفتگوی درون سازمانی

Asana یک ابزار مدیریت پروژه و همکاری تیمی است که به تیم‌های دورکار کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را به بهترین شکل مدیریت کنند و به صورت هماهنگ با یکدیگر همکاری کنند. این ابزار امکانات زیادی برای برنامه‌ریزی پروژه‌ها و اطلاع از عملکرد کلی کار ارائه می‌دهد و مدیریت تسک‌ها و زمان‌بندی‌ها را بهتر می‌کند.

شما می‌توانید پروژه‌های خود را به شکل لیست‌،تسک‌ ،زیرمجموعه‌ و بخش‌های مختلف سازماندهی کنید تا به بهترین شکل ممکن مدیریت شوند. همچنین می‌توانید وظایف را به اعضای تیم انتقال دهید. با استفاده از آن می‌توانید به صورت درون‌سازمانی گفتگو کنید، فایل ارسال کنید یا فایل و نظر خود را برای دورکاران ارسال کنید. به همین دلیل است که Asana در بین بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم ‌های دورکار گزینه بسیار خوبی محسوب می‌شود.

Microsoft Teams

• داشتن قابلیت یکپارچه‌سازی با ابزارهای دیگر مایکروسافت
• قابلیت تماس صوتی و تصویری
• امنیت بالا

Microsoft Teams یک پلتفرم کامل برای همکاری و ارتباطات تیمی است که به تیم‌های دورکار کمک می‌کند تا به راحتی با همکاران خود ارتباط برقرار کنند. با استفاده از آن پروژه‌ها را مدیریت کنید و روند مثبت کار تیمی را افزایش دهید.

این ابزار ویژگی‌های دیگری نیز دارد که آن را جز بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم ‌های دورکار قرار می‌دهد. این ابزار به‌صورت یکپارچه به سایر ابزارهای مایکروسافت نظیر Office 365، SharePoint و OneDrive هماهنگ می‌شود و امکانات بسیار خوبی از جمله چت، تماس صوتی و تصویری، مشارکت در وبینارها و همچنین امکانات مدیریت پروژه را در اختیار کاربر قرار می‌دهد. همچنین، قابلیت انتشار فایل‌ها، ویرایش اسناد به‌صورت همزمان، و امکان استفاده از برنامه‌های کاربردی متعدد داخلی و خارجی از ویژگی‌های دیگر این ابزار است.

سخن آخر

در این مطلب به معرفی بهترین ابزارهای ارتباطی برای تیم ‌های دورکار پرداختیم. هر کدام از این پلتفرم‌ها ویژگی‌های خاص خود را دارند تا روند شد فعالیت‌های دورکاری را افزایش دهند و در کنار آن کار را ساده‌تر کنند.
به نظر شما کاربردی‌ترین موردی که در این مطلب به آن اشاره شد کدام گزینه است؟

سوالات متداول

چرا استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه برای تیم‌های دورکار مهم است؟

استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه برای تیم‌های دورکار اهمیت دارد زیرا این ابزارها به تیم‌ها کمک می‌کنند تا ارتباط برقرار کرده، پروژه‌ها را مدیریت کنند و به صورت هماهنگ کار کنند. از طریق این ابزارها، اعضای تیم می‌توانند وظایف، فرصت‌ها و پیشرفت کار را مشاهده کنند و اطمینان حاصل کنند که همه در جهت هدف مشترک حرکت می‌کنند.

چرا امنیت و حریم خصوصی اطلاعات در ابزارهای همکاری تیمی برای سازمان‌ها اهمیت دارد؟

زیرا اطلاعات حساس و مهم سازمان در این ابزارها به اشتراک گذاشته می‌شوند. حفظ امنیت داده‌ها از دسترسی غیرمجاز، رمزگذاری اطلاعات و پیگیری فعالیت‌های کاربران بسیار مهم است.