راهنمای خرید پرینتر چندکاره: نکات مهم و کاربردی

آیا برایتان پیش آمده که وسط یک پروژه مهم، با تمام شدن جوهر یا گیر کردن کاغذ در پرینتر کلافه شده باشید؟ یا شاید به دنبال دستگاهی هستید که علاوه بر چاپ، اسکن و کپی هم انجام دهد، بدون اینکه هزینه‌های نگهداری آن سر به فلک بکشد! پاسخ سوال شما پرینتر چندکاره است.

انتخاب یک پرینتر چندکاره مناسب چیزی فراتر از یک خرید ساده است؛ تصمیمی استراتژیک برای راحت‌تر و کارآمدتر کردن کارهای روزمره. در این راهنمای خرید پرینتر چندکاره با نکاتی آشنا می‌شوید که به شما کمک می‌کنند بهترین گزینه را با توجه به نیازها و بودجه‌تان انتخاب کنید.

نکات خرید پرینتر چندکاره

چاپ، کپی، اسکن و فکس. اینها عملکردهای ضروری روزانه برای یک محیط کاری هستند که می‌توانید در یک پرینتر چند کاره پیدا کنید؛ دستگاهی که مزایای زیادی برای کسب و کار شما دارد. اما برای رسیدن به تمام این مزایای شگفت انگیز، ابتدا باید یک پرینتر چندکاره مناسب انتخاب کنید. در ادامه به بررسی برخی از مهم‌ترین نکات خرید پرینتر چندکاره می‌پردازیم.

۱. ابتدا ببینید که آیا پرینتر چندکاره برای کسب و کار شما مناسب است یا نه

پیش از انتخاب و خرید بهترین پرینتر چندکاره، باید تعیین کنید که آیا کسب و کار شما به آن نیاز دارد یا نه. برای بسیاری از سازمان‌ها، تصمیم برای خرید یا ارتقا به یک مدل جدیدتر کاری پیچیده است؛ چرا که این تصمیم به چندین عامل اساسی از ملاحظات بودجه بستگی دارد.

با اینکه خرید یک پرینتر چند منظوره یک سرمایه گذاری قابل توجه برای هر کسب و کاری است، مزایای آن هزینه اولیه خرید آن را جبران خواهد کرد؛ زیرا مشکلات رایج پرینتر را کاهش می‌دهد و چندین مزیت دیگر از جمله موارد زیر دارد:

• قابلیت استفاده بهتر
• بهره‌وری انرژی بهینه
• کاهش هزینه تعمیر و نگهداری
• بهبود مدیریت اسناد
• حفاظت از فضای اداری

2. نیازهای چاپ خود را ارزیابی کنید

هنگامی که به این نتیجه رسیدید که پرینتر چند منظوره برای کسب و کار شما مناسب است، در مرحله بعدی باید الزامات چاپ سازمان خود را ارزیابی کنید. بررسی نیازهای چاپ شما فرآیند خرید را ساده کرده و به شما کمک می‌کند نوع و مدلی از پرینتر چندکاره را انتخاب کنید که به بهترین وجه با نیازهای تجاری شما مطابقت داشته باشد. توجه به موارد زیر ضروری است:

حجم چاپ ماهانه معمولی

می‌توانید حجم چاپ ماهانه معمولی خود را از طریق بررسی منظم پرینتر‌های موجود تعیین کنید. کسب‌وکارها همچنین می‌توانند برای اندازه‌گیری حجم چاپ ماهانه از مصرف ماهانه کاغذ در یک دوره ثابت استفاده کنند. گزینه نهایی برای سازمان‌هایی با نرم افزار مدیریت چاپ در دسترس است. نرم افزار مدیریت چاپی مانند PaperCut MF به کاربران امکان می‌دهد حجم چاپ دستگاه را مشاهده کنند.

ظرفیت و اندازه کاغذ

ظرفیت کاغذ که اغلب در برگه‌های مشخصات پرینتر چندکاره به عنوان سینی یا کاست ذکر می‌شود، به تعداد برگه‌هایی اشاره دارد که می‌توانید در یک پرینتر قرار دهید. ظرفیت کاغذ پرینتر چندکاره معمولی از 3600 تا 6550 متغیر است. مشخصات ظرفیت کاغذ نیز نشان دهنده اندازه کاغذی است که آنها پشتیبانی می‌کنند. برخی از اندازه‌های استاندارد کاغذ عبارتند از:

• کاغذ A4 (۲۹.۷ در ۲۱ سانتی متر | 11.69 در ۸.۲۷ اینچ): این اندازه کاغذ استاندارد برای اکثر پرینتر چندکاره ها است و همچنین برای اسناد مختلفی از جمله مجلات، کاتالوگ‌ها، نامه‌ها و فرم‌ها استفاده می‌شود.
• A3 (29.7 × 42 سانتی‌متر | 11.69 ×54 اینچ): مناسب برای طراحی‌های گرافیکی و نقشه‌ها
• A5 (14.8 × 21 سانتی‌متر | 5.83 ×27 اینچ): برای جزوات و یادداشت‌ها
• B5 (17.6 × 25 سانتی‌متر | 6.93 ×84 اینچ): کمتر رایج اما برای برخی مدارک استفاده می‌شود
• Letter (کاغذ آمریکایی) (21.6 ×9 سانتی‌متر | 8.5 × 11 اینچ): مشابه A4 اما کمی کوتاه‌تر
• Legal (کاغذ حقوقی) (21.6 ×6 سانتی‌متر | 8.5 × 14 اینچ): برای اسناد رسمی و حقوقی
• Envelope (پاکت‌نامه): بسته به نوع پاکت، اندازه‌های متنوعی دارد.

سرعت چاپ

با اندازه گیری تعداد صفحات در دقیقه (PPM)، سرعت چاپ باید به شدت در فرآیند خرید پرینتر چندکاره لحاظ شود. پرینتر چندکاره ها دارای طیف گسترده‌ای از سرعت‌های چاپ هستند که از حدود 25 برگ تا بیش از 65 برگ در دقیقه متغیر است.

سرعت چاپ برتر بسته به نیاز سازمان متفاوت خواهد بود. به عنوان مثال اگر سازمان شما نیاز به چاپ 20000 سند در هفته برای پاسخگویی به نیازهای تجاری دارد، یک پرینتر چندکاره با سرعت بالا با سرعت چاپ 40-60 PPM توصیه می‌شود. اگر سازمان شما نیاز به چاپ با سرعت ثابت 3000 سند در روز دارد، پرینتر چندکاره با سرعت پایین‌تر با سرعت چاپ در محدوده 25-35 PPM برایتان مناسب است.

در طول فرآیند خرید پرینتر چندکاره، به دنبال دستگاهی باشید که به اندازه کافی سریع چاپ کند تا در کارتان خللی وارد نشود.

مقایسه پرینترهای چندکاره: رنگی یا سیاه سفید

یک نکته دیگر این است که مشخص کنید سازمان شما به چاپ رنگی نیاز دارد یا نه. پرینترهای چندکاره رنگی می‌توانند رنگ‌های باکیفیت را با سرعت 65 PPM چاپ کنند؛ اما اگر این مزایا برای کسب و کار شما لازم نباشد، نیازی به هزینه کردن برای یک پرینتر رنگی نیست.

پیش از خرید یک پرینتر چندکاره رنگی چند سوال از خودتان بپرسید به شما کمک کند بفهمید آیا سازمان شما به قابلیت‌های چاپ رنگی نیاز دارد یا نه:

• آیا کارهای چاپی شما بیشتر متن سیاه است؟
• آیا چاپ رنگی دارید؟ اگر بله، حجم چاپ رنگی چقدر است؟
• آیا می‌توانید حجم خروجی رنگ خود را در 3 تا 12 ماه آینده پیشبینی کنید؟
• آیا بودجه‌ای برای حمایت از هزینه‌های تامین مداوم جوهر رنگی دارید؟
• آیا کسب و کار شما به اسناد رنگی مانند نمودارهای مالی، انواع دیگر نمودار و مواد بازاریابی نیاز دارد؟

سازگاری نرم افزاری

اگر فکر می‌کنید برنامه‌های محبوب فقط به تلفن و تبلت محدود می‌شوند، دوباره فکر کنید. برخی از پرینترهای چندکاره هوشمند دارای نرم ‌افزار داخلی هستند که به کاربران امکان می‌دهد برنامه‌های دانلود شده را اجرا کنند تا عملکردهای پیشرفته‌تری را بر اساس نیازهای تجاری خاص خود داشته باشند.

پرینترهای چندکاره با قابلیت اجرای برنامه، به کاربران خود این امکان را می‌دهند تا از طریق یک رابط قابل تنظیم مشابه گوشی هوشمند به سایر برنامه‌های تجاری مانند OneDrive، Dropbox و Google Drive متصل شوند. استفاده از برنامه‌های پرینتر چندکاره به کاربران اجازه می‌دهد تا عملکردهای مختلف صرفه‌جویی در زمان را مستقیماً از داشبورد بصری پرینتر چندکاره انجام دهند؛ از جمله موارد زیر:

• جستجوی فایل و پوشه
• بارگذاری اسناد
• ویرایش سریع اسناد قبل از چاپ
• دسترسی به کتابخانه‌ای از فرم‌ها یا قالب‌ها
• برش، کپی، چسباندن، انتقال و حذف فایل‌ها و پوشه‌ها
• اسکن و دانلود از انواع سرویس‌های ابری

۳. انواع مختلف پرینترهای چندکاره را بشناسید

همان طور که می‌دانید انواع مختلفی از پرینترهای چند منظوره وجود دارد: رنگی، سیاه و سفید و فشرده. با اینکه عملکردهای اولیه در همه دسته‌ها مشابه هستند، هر نوع و مدل پرینتر چندکاره از نظر اندازه متفاوت است و مزایای منحصر به فردی را ارائه می‌دهد.

برندهای مختلف موجود در بازار هر کدام بسته به نیاز شما انواع متفاوتی از پرینتر را ارائه می‌دهند. در ادامه بیایید بیشتر با انواع پرینترهای چندکاره آشنا شویم:

• پرینترهای چندکاره رنگی

فهمیدن اینکه چه چیزی این پرینترها را متمایز می‌کند کار سختی نیست. این نوع پرینترها کیفیت بالایی دارند که با رنگ‌های زنده خود گزارش‌ها و ارائه‌ها را برجسته می‌کند. در نتیجه برای شرکت‌های بازاریابی و استودیوهای طراحی و همچنین هر کسب‌وکار دیگر گزینه مناسبی هستند.

شما همچنین می‌توانید بین دو زیرمجموعه پرینترهای جوهرافشان و لیزری انتخاب کنید. با پرینترهای چند منظوره رنگی جوهرافشان، چاپ عکس با کیفیت بالا با فرمت‌های مختلف را خواهید داشت. در مقابل با همتایان لیزری آن‌ها سریع‌تر کار می‌کنید و به راحتی به چاپ‌هایی با حجم بالا خواهید رسید.

• پرینترهای چندکاره سیاه و سفید

همانطور که می‌توانید حدس بزنید، تفاوت اصلی بین این مدل‌ها و مدل رنگی این است که سیاه و سفید چاپ می‌کنند. همچنین این انواع ارزان‌تر هستند (هم در ابتدا و هم در دراز مدت).

• پرینترهای چند منظوره فشرده

این پرینترها به دلیل ابعاد کوچک برای صرفه جویی در فضا، بیش از هر ویژگی دیگری ارزش دارند. می‌توانید آنها را در دو مدل رنگی و سیاه و سفید پیدا کنید.

۴. به دنبال ویژگی‌هایی در پرینتر چندکاره باشید که برای کسب و کار شما اهمیت دارند

قبل از نهایی کردن انتخاب خود، بهتر است به مقایسه پرینترهای چندکاره به لحاظ ویژگی‌های مختلف بپردازید. در ادامه چند مورد از این ویژگی‌ها را بررسی می‌کنیم:

• رابط قابل تنظیم و بصری

پرینتر چندکاره مناسب باید یک رابط کاربری بصری داشته باشد که بتوان به سادگی در محیط کار از آن استفاده کرد. یک رابط پرینتر چندکاره بصری و قابل تنظیم به کسب و کارها این امکان را می‌دهد که زمان آموزش را کاهش دهند، پروسه‌های غیرضروری را حذف کرده، ویژگی‌های مهم را برجسته کنند و به طور کلی در وقت خود برای آموزش صرفه جویی کنند.

• چاپ از راه دور

کسب‌وکارها به راه‌حل‌های چاپ انعطاف‌پذیر بسیاری برای حمایت از نیروی کار هیبریدی و دورکار خود نیاز دارند. پرینتر چندکاره ها با قابلیت چاپ سیار به کاربران این امکان را می‌دهند که به طور ایمن اسناد را از تلفن همراه خود در هر مکان و در هر زمان به طور ایمن چاپ و اسکن کنند. دادن قابلیت چاپ سیار به نیروی کار از راه دور، بهره‌وری آنها را افزایش می‌دهد و شما را قادر می‌سازد تا میزان تجهیزات چاپ را در محل کاهش دهید، زیرا دورکاران از هر جایی که هستند به آنها دسترسی دارند.

• قابلیت چاپ دوطرفه خودکار

چاپ دوطرفه خودکار روشی مناسب برای کاهش ضایعات و هزینه‌های کاغذ در اختیار مشاغل قرار می‌دهد. این قابلیت به سازمان‌ها کمک می‌کند تا 30 تا 50 درصد هزینه کاغذ را کاهش دهند. ویژگی Duplexing خودکار همچنین مصرف انرژی را کاهش می‌دهد؛ زیرا پرینتر چندکاره‌های دارای دوروی خودکار فقط باید یک کار را برای چاپ یک صفحه دو طرفه ارسال کنند.

• پایداری

پرینترهای چندکاره با کیفیت بالا دارای ویژگی‌های خاصی هستند که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مصرف انرژی و کاغذ را کاهش دهند؛ مانند تنظیمات سازگار با محیط زیست، تونر ذوب دمای پایین و سنسورهای تشخیص وزن. خرید فناوری‌های سبز یک راه عالی برای حمایت از طرح‌های پایداری در سطح شرکت است.

۵. به هزینه تعمیر و نگهداری نیز دقت کنید

توجه به هزینه تعمیر و نگهداری پرینتر چندکاره در ایران اهمیت زیادی دارد، زیرا این هزینه‌ها می‌توانند در طولانی‌ مدت از هزینه خرید اولیه دستگاه هم پیشی بگیرند. برخی از دلایل اهمیت این موضوع عبارتند از:

• قیمت بالای قطعات و مواد مصرفی

قطعاتی مانند کارتریج، تونر، درام، فیوزینگ و هد پرینتر در برخی مدل‌ها گران و حتی کمیاب هستند. در ایران به دلیل نوسانات نرخ ارز و محدودیت‌های واردات، هزینه تأمین این قطعات ممکن است به‌ طور قابل‌توجهی افزایش پیدا کند.

• کیفیت و دوام مواد مصرفی

برخی از پرینترها نیاز به تونر یا کارتریج اوریجینال دارند، چرا ‌که استفاده از مدل‌های غیراصل ممکن است به دستگاه آسیب برساند. همچنین هد پرینترهای جوهرافشان ممکن است در صورت استفاده نکردن مداوم، خشک شده و نیاز به تعویض یا سرویس داشته باشد.

• هزینه سرویس و تعمیرات تخصصی

پرینترهای چندکاره به دلیل داشتن قطعات مکانیکی و الکترونیکی پیچیده، نیاز به تعمیرات تخصصی دارند که هزینه آن در مراکز مجاز می‌تواند قابل ‌توجه باشد. در برخی موارد، تعمیر یک قطعه خاص تقریباً به اندازه خرید یک پرینتر جدید هزینه دارد!

• دسترسی به مراکز خدمات پس از فروش

همه برندها در ایران پشتیبانی و خدمات پس از فروش قوی ندارند. قبل از خرید بررسی کنید که آیا قطعات و سرویس‌های تعمیراتی آن برند در دسترس است یا خیر. برخی مدل‌ها ممکن است نیاز به ارسال به شهرهای بزرگ برای تعمیر داشته باشند که هزینه‌های حمل‌ونقل و زمان انتظار را افزایش می‌دهد.

• مصرف انرژی و هزینه‌های جانبی

برخی پرینترها مصرف برق بالایی دارند و هزینه‌های جانبی مانند کاغذ، تمیزکاری و تعویض قطعات مصرفی می‌توانند به‌مرور زمان تأثیر زیادی بر هزینه کلی نگهداری بگذارند.

۶. با بررسی نظرات کاربران اقدام به خرید کنید

ارزش تجربه دست اول از هر برگه مشخصات یا تبلیغی بیشتر است. به عبارت دیگر، بدون مطالعه نظرات کاربران تصمیم نهایی را نگیرید. البته همیشه می‌توانید این مرحله را زودتر انجام دهید. با این حال گذاشتن آن برای مراحل پایانی باعث صرفه جویی در وقت شما می‌شود، زیرا دقیقا می‌دانید که در بررسی ها به دنبال چه چیزی باشید.

سخن آخر

انتخاب پرینتر چندکاره مناسب می‌تواند تأثیر بسزایی در بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و مدیریت بهتر اسناد داشته باشد. با بررسی نیازهای چاپ، سرعت، کیفیت، هزینه‌های نگهداری و سازگاری نرم‌افزاری، می‌توانید بهترین گزینه را برای کسب‌وکار یا استفاده شخصی خود انتخاب کنید.

همچنین توجه به هزینه‌های تعمیر و مواد مصرفی در ایران اهمیت ویژه‌ای دارد، زیرا این موارد در طولانی‌ مدت می‌توانند تأثیر زیادی بر بودجه شما بگذارند. در نهایت مطالعه نظرات کاربران و مقایسه برندها قبل از خرید، شما را در اتخاذ یک تصمیم آگاهانه یاری خواهد کرد. پس با اطلاعات کافی، هوشمندانه انتخاب کنید و از مزایای یک پرینتر چندکاره ایده‌آل بهره‌مند شوید!

سوالات متداول کاربران

تفاوت بین پرینترهای جوهرافشان و لیزری چیست؟

پرینترهای جوهرافشان از جوهر مایع استفاده می‌کنند و برای چاپ رنگی و عکس بهتر هستند. همچنین معمولاً ارزان‌تر هستند اما هزینه‌های بالاتری دارند. پرینترهای لیزری از پودر تونر استفاده می‌کنند و در چاپ سیاه و سفید سریع و با حجم بالا عالی هستند. در ابتدا گران‌تر هستند اما هزینه‌های جاری کمتری را برای چاپ در تیراژ بالا ارائه می‌دهند.

سرعت چاپ برای استفاده خانگی چقدر مهم است؟

برای چاپ گاه به گاه خانگی سرعت شاید مهم نباشد. با این حال، اگر مکررا اسناد بزرگ را چاپ می کنید یا یک دفتر کار خانگی دارید، سرعت چاپ اهمیت پیدا می‌کند.

آیا پرینترهای همه کاره ارزش هزینه کردن دارند؟

بله، مخصوصاً برای مصارف خانگی و اداری کوچک. آنها قابلیت چاپ، اسکن و کپی را در یک دستگاه ترکیب کرده و در مقایسه با خرید دستگاه‌های جداگانه در فضا و پول صرفه جویی می‌کنند.